29. September 2022

von Giovanna Franken

Es dreht sich alles um Optimierung, Effizienzsteigerung und netzwerkgestützte Workflows. Die Digitalisierung hat vor allem das Ziel, technische Mittel an den Stellen einzusetzen, an denen Prozesse automatisiert werden können und Software die Arbeit vereinfacht, um Zeit und Kosten zu sparen.

Doch kann der Digitalisierungs- bzw. Optimierungswunsch von Unternehmen vielleicht auch noch an einer ganz anderen Stelle greifen? Was wäre es, wenn Sie auch die Mitarbeiter- und Teamproduktivität selbst steigern könnten? Wir als Kenner der Digitalisierungswelt wollen uns daher einmal auf die Berühmtheit Microsoft 365 fokussieren, die mit praktischer Cloudlösung, hoher IT-Sicherheit und vor allem Optimierung der Mitarbeiterproduktivität lockt.

Das Universalpaket mit dem aussichtsreichen Namen

Microsoft 365 ist eine Kombination aus Onlinedienst, der die Infrastruktur durch einen Server zur Verfügung stellt, einer Office-Webanwendung und einem Office-Software-Abonnement aus dem Hause Microsoft Office. Die Office-Anwendung ist eine webbasierte Lösung, bei der Dokumente im Browser bearbeitet werden könne, ohne dafür eine spezielle Anwendungssoftware installieren oder kaufen zu müssen.

Klammer auf Klammer zu:

Office 365 wurde ich Microsoft 365 umbenannt, da dieser Name die Funktionsvielfalt laut dem Hersteller besser widerspiegle. Alle bekannten Features, die Unternehmen und Privatleute aus Office 365 kennen, sind auch in dem umbenannten Paket vertreten. Sie werden also nichts missen. Alle Daten sind nach wie vor in den Rechenzentren von Microsoft gespeichert und über das Internet zugänglich.

Keine grauen Haare mehr durch Softwaresuche!

Der wohl simpelste Vorteil: Sie müssen sich nicht mehr auf eine schier endlose Suche nach der richtigen Software oder nach Erweiterungspaketen machen, die für Sie in Frage kommen. Wichtig ist, dass ein engmaschiges Zusammenspiel von Organisation und Arbeitsprozessen gegeben ist, denn Transparenz über alle Unternehmensebenen reduzieren die Komplexität des Digitalisierungsvorhabens und sparen so viel Zeit und Aufwand. Ein Komplettpaket wie Microsoft 365 bedeutet als standardisierte Lösung vor allem strategische Weitsicht.

Rundum sorglos?

Wir haben einmal die Leistungen des Büro-Paketes für Sie zusammengestellt:

  • E-Mail (Outlook), ist ein mMn. E-Mail, Kalender und Aufgabenmanagement und wird oft im Funktionsumfang unterschätzt
  • Videokonferenzen (Microsoft Teams), Teams ist Instant Messaging, Videokonferenzen und kann mit jeder Menge Erweiterungen ergänzt werden
  • OneDrive und SharePoint sind zentrale Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
  • zentrale Datenbasis für alle Informationen
  • Instant Messaging

Dies sind die grundsätzlichen Standarddienste, die für Zielgruppen unterschiedlicher Größen und Branchen geeignet sind. Allerdings gibt es verschiedene Abo-Modelle, von denen vier speziell für gewerbliche Zwecke ausgelegt sind: Microsoft 365 Business Basic, Apps for Basic, Business Standard und das Business Premium Abo.

Sie beinhalten alle die Desktopanwendungen (Apps) Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook, dabei stehen pro Nutzer 1 TB Speicher zur Verfügung. Die Abonnements sind außer Microsoft Apps for Business mit Teams, Exchange und SharePoint ausgestattet.

Alle angebotenen Dienste bieten das Standardpaket an Kommunikation und Netzwerksicherheit, wobei ab dem Apps for Business Paket auch die Anwendungen Access und Publisher für den PC verfügbar sind. Diese dienen der Erstellung und Verwaltung von Datenbanken (Access) sowie Druckpublikationen und Produktpräsentationen (Publisher). Das Business Standard erweitert die solide Grundlage das Business Basics um Premiumfunktionen der Office-Anwendungen, die Möglichkeiten Webinare zu halten und eine Teilnehmerregistrierung über Berichttools einzusehen sowie Onlinebuchungen zu verwalten. Darüber hinaus bietet das funktionsgrößte Abo Microsoft 365 Business Premium alle Leistungen des Business Standards mit erhöhter Sicherheit, einer Zugriff- und Datenkontrolle und speziellem Schutz vor Cyberbedrohungen.

Damit ist die Grundlage für das elementare Zusammenspiel von Organisation, Technologie, Strategie und Unternehmenskultur Ihres Unternehmens gegeben. Ja, auch Unternehmenskultur gehört mit zum Digitalisierungsprojekt, denn das richtige Mindset ist ein wichtiger Bestandteil, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern.

Offen sein, neugierig bleiben

Schauen wir nun, wie Microsoft Ihre Mitarbeiter und ihr Team zum effizienteren Arbeiten führen möchte.

Das erste Feature zielt auf die Lernbereitschaft im Unternehmen ab. Mit Microsoft 365 sind auch Anwender mit geringem Know-how gut bedient, denn es existieren bereits ausführliche Guidelines des Herstellers. Darüber hinaus bietet Microsoft sogar ein eigenes Tool an, um Schulungen durchzuführen. Erfahrungen können mit Mitarbeitern und Kollegen geteilt werden, indem der zur Verfügung gestellte SharePoint genutzt wird.

Den richtigen Umgang mit Microsoft 365 zu lernen ist wichtig, denn nicht selten ist es so, dass Neuheiten, wie etwa Software, in Unternehmen zunächst mit Skepsis willkommen geheißen werden. Durch das Teilen von Arbeitserfahrungen und positiven Entdeckungen kann die Akzeptanz des neuen Microsoft-Mitarbeiters gesteigert werden. Dies führt schnell zur besseren Integration in den firmeninternen Workflow.

Wenn Sie als Unternehmer noch einen obendrauf setzen möchten, können Sie mit wenig Aufwand sogar einen eigenen Lernbereich kreieren, die Microsoft 365 Learning Pathways. Diese sind individuell gestaltbar und bieten die Möglichkeit, die Nutzung von Microsoft 365 voranzubringen.

Veränderungen sichtbar machen

Mit einem weiteren Tool von Microsoft 356 MyAnalytics haben Sie nun auch wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter und mit Workplace Analytics in die Teamarbeitsweise Ihres Unternehmens.

MyAnalytics, soll vor allem Produktivität steigern, indem es individuelle Arbeitsmuster aufzeichnet und Tipps gibt, wie Mitarbeiter sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Diese Anwendung funktioniert, indem Sie und Ihre Mitarbeiter ein persönliches MyAnalytics-Dashboard erstellen. Dies besteht aus den vier Bereichen Focus (konzentriertes Arbeiten), Wellbeing (persönliches Wohlbefinden), Network (berufliches Netzwerk) und Collaboration (Zusammenarbeit) und zeigt Informationen über Ihre Arbeitsgewohnheiten aus den letzten vier Wochen an.

Dieses Feature bringt Mehrwert, denn es zeigt an, wo der Optimierungsbedarf liegt:

Fokus stellt dar, wie viel Zeit Sie konzentriert arbeiten, also die Zeit außerhalb von Mails, Telefonaten, Besprechungen und Chats. Um genau zu wissen, wann Sie die Aktivitäten erledigen, greift MyAnalytics beispielsweise auf Ihre Outlook-Termine zu. Um „Mehr Zeit für die Konzentration schaffen“ gibt es einen gleichnamigen Link, der Sie in mehreren Schritten dazu anleitet, sich Zeit ohne Ablenkung zu nehmen. Hier sind mehrere Optionen möglich, wie z. B. Benachrichtigungen von Teams während Konzentrationsphasen zu blockieren. Auch schlägt das Analyseprogramm vor, die Inbox nur stündlich zu öffnen, wenn es feststellt, dass Sie unmittelbar auf E-Mails reagieren, sobald Sie diese empfangen.

Im Bereich Network bekommen Sie eine Übersicht über Mitarbeiter und Kollegen, mit denen Sie in den letzten vier Wochen und in den letzten zwölf Monaten zusammengearbeitet haben. Da die Kontakte priorisiert werden können, können Sie einstellen, an welche Nachrichten von bestimmten Personen Sie erinnert werden möchten.

Auch das persönliche Wohlbefinden bekommt in Microsoft 365 Raum zur Verbesserung und kann sicher als zukunftsorientiertestes Feature bezeichnet werden. Sie sehen in einem anschaulichen Tortendiagramm Ihre „quiet hours“, die Sie außerhalb der regulären Arbeitszeit hatten und ebenso Unterbrechungen dieser Stunden. Darauf sollte in jeden Fall eine Reflexion des eigenen Arbeitstages folgen.

Durch die Überprüfung von Korrespondenzgewohnheiten, der Anzahl von Besprechungen und auch, wie häufig Sie beispielsweise E-Mails während eines andauernden Meetings lesen, kann MyAnalytics Hilfestellung geben. Sie können mit der Übersicht in diesem Bereich entdecken, ob die Zeit der Zusammenarbeit mit Kollegen effektiver sein könnte. Dies passiert z. B. in Form eines Hinweises, damit Sie pünktlich zu einer online Besprechung erscheinen.

MyAnalytics Hilfestellung geben. Sie können mit der Übersicht in diesem Bereich entdecken, ob die Zeit der Zusammenarbeit mit Kollegen effektiver sein könnte. Dies passiert z. B. in Form eines Hinweises, damit Sie pünktlich zu einer online Besprechung erscheinen.

Auch das Analyse-Tool Workplace Analytics funktioniert auf eine ähnliche Art und Weise, ist aber gerade für die Unternehmensführung interessant, da es Teamarbeitsmuster darstellt. Dadurch können Gruppendynamiken optimiert werden und Ihr Unternehmen kann nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Effizienz steigern.

Dennoch liegt die Entscheidung, gerade in puncto Stressmanagement bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Auf jedes aufgedeckte Gap, egal ob durch technische oder menschliche Gründe verursacht, muss eine ausbessernde Handlung folgen.

Digitale Transformation wie Yin und Yang

Wir haben nun also festgestellt, dass Digitalisierung auf zwei wesentlichen Ebenen stattfinden muss. Zum einen müssen die technischen Voraussetzungen, wie die IT-Architektur und das Netzwerk mit Datensicherung und Kommunikationswegen geschaffen werden. Dies wird durch das Microsoft-Paket standardisiert abgedeckt und bietet zudem auch Erweiterungsmöglichkeiten. Gerade der cloudbasierte Provider ist eine nachhaltige sowie zukunftsorientierte Lösung, die durch qualitatives Hosting, Support und Migration ergänzt wird.

Auf der anderen Ebene sprechen die Features des der Abonnements Optimierungsbedürfnisse auf menschlicher Seite an. Hier geht es um Kommunikation, Unternehmenskultur und Work-Life-Balance, denen mehr Wichtigkeit zugesprochen wird, da sie ebenso zentral für den Erfolg Ihres Unternehmens sind.

Microsoft 365 ist also in der Tat ein Paket, das für Unternehmen mit Digitalisierungswunsch zu empfehlen ist, da Organisation, Technologie, Strategie und digitales Mindset zusammenwirken. Durch die standardisierte Lösung können Sie kostengünstig und vor allem unkompliziert einfache Anforderungen abgedeckt werden. Individuelle Anpassungen sind in einem gewissen Rahmen möglich und auch die Verknüpfung mit firmeninternen Programmen ist mit dem richtigen Microsoft-Partner leicht zu bewältigen.

Wir unterstützen Sie!

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